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Tenir un registre comptable à l’aide de la comptabilité de trésorerie ou de la comptabilité d’engagement

Tenir un registre comptable

Il existe 2 méthodes pour tenir une comptabilité : la comptabilité de trésorerie (la plus classique qui se trouve être la comptabilité simplifiée), la comptabilité d’engagement (également dénommée « en partie double »).La tenue d’une comptabilité répond a deux principales missions :

  • Répondre à une exigence interne à la structure : à tout moment il s’agit de répondre a toute question relative aux dispositions économiques et financières pour vérifier la bonne marche de l’entité et engager de nouveaux projets si possible.
  • Faire face à une exigence de transparence vis-à-vis des partenariats ou controles externes : que ce soit à l’égard des membres de l’association ou des partenaires exterieurs.

Ainsi bien que la tenue d’une comptabilité ne relève pas de prime abords d’une obligation légale, l’association par exemple est bien souvent confrontée à une obligation de fait donnée par l’usage et de facto rendre une bonne tenus des comptes vis-à-vis des institutions qui subventionnerait une association et ce afin d’asseoir leur renouvellement. De toute évidence, la tenue d’une comptabilité est nécessaire pour l’établissement des comptes annuels (compte de résultat, bilan et tableau emplois/ressources – )

La comptabilité de trésorerie :

Cette tenue des comptes est basée sur le principe encaissements/décaissements. Les recettes et les dépenses sont prises en considération une fois qu’elles sont effectivement perçues ou réglées : l’enregistrement a lieu au moment du mouvement financier. Il s’agit d’une comptabilité simplifiée, permettant un enregistrement des dépenses et des recettes par ordre chronologique au moment même de leur existance. Les mentions inscrites permettront de distinguer : le mode de règlement (chèque, espècesn=, virements), la date de chaque opération et la nature de l’opération réalisée. Le calcul régulier (qu’il soit journalière, hebdomadaire ou mensuel) de la différence entre recettes et dépenses permet de dégager un solde simplifié d’une situation financière de façon récurrente.

La comptabilité d’engagement

Cette procédure repose sur la logique des « créances acquises comparées aux dettes certaines ». Les opérations comptables (recettes et dépenses) sont enregistrées dès qu’elles sont certaines, même si elles ne sont pas encore payées. Par exemple, un achat réalisé le 20 octobre devra être enregistré en comptabilité dès cette date, même si le paiement interviendra 2 mois plus tard (enregistré au crédit du compte fournisseur puisqu’il s’agit d’une dette contre le débit du compte achat). Puis au 20 décembre mai, une 2ème écriture sera passée (au débit du compte fournisseur par le crédit d’un compte de trésorerie) pour marquer le mouvement d’argent effectif (d’où le nom «partie double»). Il devient plus complexe de tenir le registre afin de ne pas manquer les écritures et l’idéal est peut être de s’en remettre à la comptabilité en ligne afin d’être certain de ne pas manquer les échéances. En tout état de cause, quelle que soit la procédure envisagée, il est indispensable de conserver tous les justificatifs utiles au contrôles des comptes que ce soit els factures ou les reçus, bon de commande qui n’exempt pas d’un travail assidu d’enregistrement et vérifications périodiques des données pour faire un inventaire ou un rapprochement de caisse.

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